工程项目技术资料管理规定
为加强我公司项目管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作，保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行，特制定本规定，望项目各有关人员密切配合，共同遵照执行。
一、资料填写的要求及提交
1、 由于我公司的项目执行地点的不确定性，工程技术资料应根据各地建筑工程竣工验收统一用表填制。
2、 资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通过了审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位置上签署意见，签名或盖章并注明时间。
3、 作为工程档案，书写部分必须用黑色签字笔或碳素钢笔书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改，如有电子版需提供光盘并做好标识。
4、 项目执行中的相关资料应按阶段定期或不定期提交，最终都要交由总工办保管存档。
二、主要工程技术资料填写要求
1、 在合同签订后，确定项目经理，由项目经理编制项目计划书，召开项目计划书的评审会议，项目计划书经审批后在总工办存档，项目经理组建项目部开始按照计划执行。
★2、设备开箱验收记录，材料合格证由负责提供材料的供应商随进场材料同时供应，由项目相关人员负责收集，并认真填写设备开箱验收记录，同时要求相关人员签字盖章齐全。由于设备的开箱验收记录是我公司回收资金的依据，一定要及时提供、妥善保管。
3、 隐蔽工程验收记录，由负责隐蔽工程内容的工长（或项目经理、项目部相关人员）在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目，质量情况等并须报质检员验收签字、经项目自检合格后，由各相关负责人向监理公司代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目部及相关部门存档，一般情况一式四份（含原件二份）。
4、 检验批验收记录，由项目相关人员负责填写，要求填写规范，签字盖章齐全，要监理公司代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目部及相关部门保管一式四份（含原件二份）。
5、 试验记录、调校记录、测量记录等向监理公司的报验工作，由项目负责人依据监理公司要求进行报验。项目质检组负责报验前的检查工作，若在报验过程中出现问题，需及时上报项目领导进行处理。
6、 各分项工程、分部工程验收记录由项目相关负责人根据检验批如实填写，要求监理公司工地代表签字盖章齐全。
★7、 变更、签证类资料一定要内容清晰、签字盖章齐全，及时提供，妥善保管以利于公司工程款的及时回收。
8、 对业主提供的培训，要清晰记录培训的内容、人员、时间、效果等，并要求对方签字确认。
9、 单体试运行、联动试运行、负荷试运行资料要按照试运行方案进行详细的记录，时间、运行情况、参加人员等要记录清晰，并要参与各方进行签字确认、盖章。
10、 施工日志：必须以单位工程逐日填写,并应填写如下内容:天气情况，工程进展情况及施工部位，因设计与现场不符，由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录，劳动力调配、材料设备供应情况,质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析，处理记录,停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施，与本工程有关的 其他情况。项目的施工日志由项目经理填写，工程完工交总工办存档。
★11、竣工验收报告要及时提交，并要求各方负责人签字盖章确认，是项目终结的重要阶段，要严格执行竣工验收的程序，及时提交竣工验收申请，争取早日通过竣工验收，将工程向业主移交，进入工程的质保期。
三、外部文件的处理
1、 公司接收及送出的图纸、设计变更等文件首先要交由总工办存档，并作好记录后再使用或送出，由于工作需要项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸妥善保管，不得遗失，要确保图纸、变更的完整性。
2、 资料的交接必须提供所交资料的目录，办理好交接签字手续，以备查验。
3、 原则上，项目的外部文件的收发工作由项目经理统一负责。
4、 对外来所有文件均需交总工办备案并办理收文记录，同时报项目领导审批后进行处理。当事人对外来文件进行处理时，需严格保证及时，避免在工程施工中造成不必要的损失。
5、 与监理公司、业主单位的往来函件、会议纪要，监理月报等文件要由项目部相关人员妥善保管，分阶段交总工办保存。
四、对内资料
项目会议纪要，技术交底会议纪要，设计图纸、变更、项目计划书、月计划、周计划及实际月、周进度计划表、对业主提供的培训的资料等文件应及时提交总工办并存档。工程部编制的上、下位等程序的最终版本要刻录为光盘后在总工办存档。
五、归档资料的管理与借阅
1、 总工办指定专人负责归档资料的管理工作，归档资料的负责人应检查检查资料的完整性，如有短缺，应立即追查归档。
2、 工程项目资料的保存期限应视项目的性质而定，分为10年保存、5年保存。每年年末，总工办应对现有的资料进行整理，对于超过保存期、无保留价值的资料填写《文件销毁申请单》报主管经理审批后实施销毁。
3、 借阅资料需要履行借阅手续，借阅时间一般最长不超过10天。
4、 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。
六、其它注意事项
1、 凡提供资料的部门及责任人,必须按施工工序及时提供报验工程上的一切资料,项目部内人员及时按分工检查资料,收集整理齐全妥善保管,工程结束后交总工办存档。
2、 凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,总工办有权拒绝接收,并限期整改，项目资料的归档应在项目完工后一个月内完成。
3、 在对外传真重要文件时，要由对方签字盖章确认收到后回传；如遇特殊情况，公司应派专人将文件送达对方，并要求对方签字盖章确认。
4、 往来的文件一定要有可追溯性，电子邮件等电子文本一定要保存到相应的文件夹进行备份，已备查阅。
5、 施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单及项目资料核实后,方可离场。
6、 所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作，若因交接不清发生资料遗失，由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任。
7、 总工办将定期或不定期对工程资料进行检查。 | 
